Ruhiger, heller Schreibtisch mit Laptop und Schild mit Aufschrift Get Shit Done

Internationaler Tag der Produktivität


Große Sache. Gerade natürlich, während sich so viele Menschen der Herausforderung stellen mussten, die eigene Produktivität oder auch die der Mitarbeiter:innen im Home Office und anderen Remote-Arbeitsmodellen überhaupt aufrecht zu erhalten. Im Idealfall sogar noch zu steigern. Sind Meetings offline oder online produktiver? Oder überhaupt? Kann man auf Knopfdruck produktiv sein? Ist „das Menschliche“ entscheidend für produktive Ideen oder lieber Ruhe und ablenkungsfreies Arbeiten? Sicherlich immer ein individueller Mix, aber welchen Grad an Individualität kann man als Arbeitgeber:in anbieten?

Wo führt das nur alles hin?

Geschäftsführung, Mitarbeiter:innenführung, Leadership - hier den einen richtigen Weg zu finden, darüber gibt es so viele Stimmen wie Sand am Meer und noch mehr Meinungen. Einer der wesentlichen Punkte ist dabei aber sicherlich immer Vertrauen. Vertrauen, dass die Führungsebene das Unternehmen ökonomisch effizient leitet und die Vision immer klar kommuniziert und verfolgt. Andersherum natürlich auch das Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter:innen, deren Stärken und vor allem deren Commitment zum Unternehmen. So braucht es keine Kontrolle, ob die Arbeitszeit produktiv erfüllt wurde. Das sollte generell kein Thema sein. Wichtig sind immer Ergebnisse, auch die unperfekten. Wie, zu welcher Tageszeit und an welchem Ort sie erreicht wurden, sollte überhaupt keine Rolle spielen. Und nicht zuletzt ist Vertrauen innerhalb des Teams nötig, um allen Gehör zu verschaffen. Herrscht kein gutes Klima, bleiben viele wertvolle Inputs vielleicht einfach ungesagt. Mit Vertrauen kann eine Unternehmensführung den Einfallsreichtum des Teams unterstützen und fördert so ein produktives Miteinander.

Fail hard and fail fast

Scrabble Teile zu fail your way to success zusammengelegt
Darf zum produktiv sein eigentlich auch dazu gehören, mal nicht produktiv zu sein? Das muss es sogar, findet auch Stephanie Ackermann (Moonshooterin). „Die Kultur in Deutschland, über Misserfolge nicht reden zu können, sieht sie dabei als eines der Hauptprobleme an, warum es manchen Menschen nicht gelingt, sich aus einer solchen Situation wieder heraus zu manövrieren.“ schreibt dazu das Strive Magazin. [1] Wenn man die eigene Produktivität oder die der Mitarbeiter:innen nur in brauchbaren Ergebnissen misst, ist Stillstand fast unvermeidlich! Denn wie, wenn nicht durch trial and error, soll man denn die brauchbaren von den nicht brauchbaren Ergebnissen unterscheiden können. Eine angstfreie Herangehensweise an Projekte wird nur langsam zur Normalität. In den meisten Fällen steht man sich selbst im Weg, wenn man versucht, durch akribisches Durchdenken aller möglichen Konsequenzen und Fehler Misserfolge zu vermeiden. Machen wir Fehler, dann können wir uns ruhig einmal selbst an die Stirn hauen, uns „wie doof war das denn bitte?!“ fragen, dann aber mit den neu gewonnenen Erkenntnissen einfach weitermachen.

Ode an die Öde

Nichtstun, oder noch besser Faulheit, das ist ein weiterer der goldenen Schlüssel zur Produktivität. Faulheit fördert die Kreativität, das wiederum steigert den Einfallsreichtum und -boom- wir werden wieder produktiv. Nicht umsonst wird selbst Kindern als bestes Mittel zur Entwicklung Langeweile vorgeschlagen. Denn da kommen oft die besten Ideen.
Ist ja auch keine neue Erkenntnis, dass einem Lösungen für ein Problem oft einfach plötzlich einfallen, während man etwas völlig Anderes macht. Oder eben einfach mal nichts. Die kluge Astrid Lindgren hat schon gesagt: „Und dann muss man ja auch noch Zeit haben, einfach da zu sitzen und vor sich hin zu schauen.“ Und genau so ist es. Wenn wir produktiv sein sollen, müssen wir uns gestatten, auch mal nicht produktiv zu sein. Sei es, wie oben erwähnt, durch eine gesunde Fehlerkultur oder eben durch „Faulheit als das Recht zu existieren, ohne zu produzieren, noch nicht einmal schöne Gedanken.“ [2]

Katze schläft in der Sonne

Aber sind wir mal ehrlich, bei aller Augenwischerei - in den meisten Fällen geht das nicht so gut. Da müssen wir nunmal in einer befristeten Zeit konkret abgesteckte Ziele erreichen. Da ist es ineffizient, einfach mal die Füße auf den Schreibtisch zu packen. Süßes Nichtstun macht eher nervös, als zu entspannen. Was dann?

Was mache ich denn selbst, wenn ich gerade gar nicht produktiv bin, es aber eben doch in genau diesem Moment sein sollte? Ich esse - klingt erstmal komisch, hilft aber. Am besten sind da für mich Karotten. Einfach kauen hilft mir ungemein, meinen Denkprozess in Gang zu bringen, bietet genug Ablenkung, so dass ich nicht auf Berieselung abdrifte und nebenbei sättigt es mich - ich muss also nicht mitten in einem Flow aufstehen und auf Nahrungssuche gehen. ABER - Kolleg:innen in unmittelbarer Hörweite würden mir meine Möhre wohl schreiend aus der Hand reißen und weit wegschleudern. Und zu Recht. Also im Büro müssen dann auch mal einfach ein paar Nüsse reichen.

Um wirklich fokussiert arbeiten zu können, ist es natürlich auch hilfreich, alle technischen Ablenkungen zu entfernen. Nicht jeder kann aber einfach sein Handy ausschalten. Eltern zum Beispiel bleiben gerne für Schule und/oder Kita bzw. generell den Nachwuchs erreichbar. Aber reines Entertainment sollte per Selbstdisziplin einfach tabu sein - und die Messenger am besten lautlos stellen. Mein ultimativer Tipp zum Ausklammern der Welt ist: Kopfhörer auf und entweder Klaviermusik oder einfach nur Regengeräusche hören.

Holzhammer auf gelbem Hintergrund

Tool Time - Time tools

Wir wären keine gute Softwarefirma, wenn wir unser hohes Niveau nicht auch mit produktivitätssteigernden technischen Hilfsmitteln managen würden. Um uns auch remote (diese Option stand bei uns übrigens schon immer jedem frei, auch ohne Corona) jederzeit austauschen zu können, nutzen wir Slack und Discord als Kommunikationsmittel. Channel und Räume heißen hier aber neben reinen projektbezogenen Themen auch mal „things-to-eat“, „pokemonbüro“ oder „musik“. Man muss ja auch mal unproduktive Einheiten einstreuen. Projektmanagement findet über Jira statt, wir nutzen Kanban-Boards und brainstormen auch mal über Miro. Das nur als Auszug der momentan von uns genutzten Tools. Natürlich hat hier jede Firma andere Präferenzen und Prioritäten. Und auch wir informieren uns regelmäßig über Neuerungen, lernen dazu und verfeinern Abläufe mit neuen Werkzeugen.

Eine allgemein beliebte Technik ist die Pomodoro Methode. Hierbei zergliedert man ein Projekt in konkret definierte Teilaufgaben, wobei für jede 25 Minuten Zeit vorgesehen ist. Nach jeder Teilaufgabe, werden 5 Minuten Pause geplant. Nach vier Pomodoro Einheiten wird eine etwa 30 minütige Pause eingelegt. Während der Bearbeitungszeit muss ein absoluter Fokus auf die entsprechende Aufgabe gelegt werden. Durch diese Art des Timeboxings wird die Effizienz der Vorgänge enorm gesteigert und das hält immer auch die Motivation aufrecht.

Fazit

Was machen wir also aus diesem “Internationalen Tag der Produktivität”? In diesem Jahr - ganz klar das, was Astrid Lindgren vorgeschlagen hat, denn heute ist Sonntag. Wir legen die Füße hoch und schauen einfach vor uns hin. Womöglich fällt uns aus Versehen etwas ein, was durchaus genau jetzt erledigt werden könnte. Dann stellen wir unseren Kurzzeitwecker auf 25 Minuten und ziehen fokussiert durch. Für morgen, den berüchtigten Montag, können wir dann eine To-Do-Liste schreiben, legen eine Packung Nüsse bereit und gehen die Woche entspannt an. Wir werden in Meetings sitzen, uns auf Tickets konzentrieren, mit den Kollegen unsere Späße und ganz bestimmt auch Fehler machen.
So nach und nach kommen auch immer mehr Menschen wieder in die Büros und Coworking Spaces zurück. Bei uns in der Testfabrik genießen wir auf jeden Fall wieder die guten Kaffees von unseren Kolleg:innen aus der Fase15. Das direkte Miteinander wird sich bei der Produktivität deutlich bemerkbar machen. Wenn im Flur wieder jede Menge Stimmen zu hören sind, man sich mal eben was beim Teeaufbrühen erzählt und beim Mittagessen wieder alle an einem Tisch sitzen.

Referenzen